เปลี่ยนนายจ้างและแจ้งการทำงาน: แฟ้มหลักฐานที่ HR ควรเตรียม

อย่าใช้คำว่าเปลี่ยนนายจ้างแทนทุกขั้นตอน

หน้าบริการของกรมการจัดหางานมีการแจ้งคนต่างด้าวเข้าทำงาน การแจ้งออกจากงาน และกระบวนงานเปลี่ยนรายการ การดำเนินการที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับสถานะและประเภทแรงงาน คู่มือนี้เสนอวิธีจัดแฟ้มภายในของ GMG ไม่สรุปว่าทุกกลุ่มใช้แบบเดียวกันหรือมีกำหนดวันเท่ากัน

ทำบันทึกกรณีรายคน

ใช้ข้อมูลจากเอกสารจริง เมื่อชื่อหรือเลขเอกสารไม่ตรงกัน ให้บันทึกจุดที่ต่างและขอคำยืนยันก่อนยื่น ไม่แก้ข้อมูลในทะเบียนให้ตรงกันเองโดยไม่มีหลักฐาน

ตรวจเงื่อนไขก่อนนัดเริ่มงาน

เปิดบริการราชการที่ตรงกับกรณี ตรวจผู้มีหน้าที่ยื่น เอกสารประกอบ กำหนดเวลา และขั้นตอนหลังยื่นกับสำนักงานจัดหางานที่รับผิดชอบ บันทึกคำตอบ วันที่ และแหล่งอ้างอิงลงแฟ้ม

กำหนดเวลาในประกาศของแรงงานกลุ่มหนึ่งไม่ควรถูกนำมาใช้กับอีกกลุ่มโดยอัตโนมัติ คู่มือนี้จึงไม่ใส่จำนวนวันแบบเหมารวม ให้ใช้ข้อกำหนดที่ตรวจได้จากประกาศหรือบริการที่ใช้กับคนนั้น

แยกแฟ้มแจ้งออกและแจ้งเข้า

ข้อเสนอ GMG คือแยกหลักฐานตามเหตุการณ์: งานเดิมสิ้นสุด การยื่นแจ้งออก การยื่นแจ้งเข้า และผลการเปลี่ยนรายการหากต้องดำเนินการ แต่ละส่วนควรมีวันที่ ผู้ยื่น เลขอ้างอิง และสถานะล่าสุด

การเก็บหลักฐานการแจ้งช่วยติดตามงาน แต่ไม่ใช้แทนผลอนุญาตในกรณีที่ต้องได้รับอนุญาต ตรวจงานถัดไปจากระบบและคำแนะนำราชการก่อนเปลี่ยนสถานะภายในเป็นเสร็จสิ้น

ส่งต่องานโดยไม่ทำเอกสารหลุด

นายจ้างใหม่ควรขอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการตรวจและดำเนินงาน ใช้ช่องทางที่กำหนดผู้เข้าถึงชัดเจน หากเอกสารยังรอจากฝ่ายเดิม ให้ลงผู้ติดตามและวันทบทวน แทนการส่งสำเนาทั้งแฟ้มให้ทุกคน

เมื่อได้รับผลหรือหลักฐานฉบับใหม่ เก็บฉบับเดิมแยกไว้พร้อมเหตุผล เปลี่ยนทะเบียนตามผลจริง และแจ้งฝ่ายหน้างานเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวกับการเริ่มงาน